För en tid sedan kom en av våra kunder till oss och bad om hjälp med sitt dokument- och ritningsarkiv. Arkivet hade smeknamnet “Ångestarkivet”. Det innehöll i snitt tre kopior av alla digitala filer och få visste var man skulle leta och vilken information som gick att lita på. Var skulle man börja att sortera bland 150 000 datafiler, och ännu viktigare, hur gör vi för att undvika att hamna i samma situation i igen?
Vi skapade en metod med hjälp av egenutvecklade verktyg, att versionsbestämma och sortera ut den information som var mest aktuell. En svårighet var att ta hänsyn till filer som var referenser till ritningar och modeller. Att leta upp dessa blev en utmaning i sig. Vi lyckades länka ihop sammansatta filer och rensa bort alla dubbletter. Kvar blev ett betydligt mindre och mer lätthanterligt arkiv.
För att undvika framtida problem lästes alla filer in i vårt system iFast. Idag har kunden samma goda ordning och kan enkelt hitta informationen de söker. Kontakta gärna oss om ni vill ha hjälp med dokumenthantering i er verksamhet.